Mengirim pesan lanjutan setelah penawaran pertama sering kali terasa mengintimidasi karena takut dianggap mengganggu. Faktanya, sebagian besar kesepakatan bisnis atau respons positif justru terjadi pada email kedua atau ketiga. Kunci utamanya terletak pada teknik penulisan yang tepat agar pesan Anda tetap relevan dan profesional.
Banyak pemasar dan profesional gagal karena pesan mereka langsung masuk ke folder junk. Mengetahui cara membuat follow up email yang tepat akan meningkatkan tingkat pembukaan (open rate) sekaligus menjaga reputasi alamat email Anda di mata penyedia layanan.
Mengapa Follow Up Email Sering Diabaikan atau Masuk Spam?
Sebelum menyusun strategi, Anda wajib memahami alasan teknis dan psikologis mengapa pesan lanjutan sering gagal mencapai kotak masuk utama. Algoritma filter spam saat ini sangat cerdas dalam mendeteksi pola komunikasi yang tidak wajar.
-
Penggunaan Kata Pemicu Spam: Kata-kata seperti “Gratis”, “Segera”, “Penting”, atau penggunaan huruf kapital berlebihan (Caps Lock) memicu filter otomatis.
-
Terlalu Banyak Tautan (Link): Menyisipkan lebih dari tiga tautan eksternal atau lampiran besar pada email pertama atau kedua sering kali dicurigai sebagai phishing.
-
Tidak Ada Personalisasi: Mengirim pesan identik (copy-paste) ke ratusan alamat sekaligus tanpa menyebutkan nama penerima.
-
Frekuensi Terlalu Rapat: Mengirim pesan berulang setiap hari menunjukkan perilaku agresif yang membuat penerima menekan tombol Report Spam.
Strategi Menulis Email Lanjutan yang Menarik
Cara membuat follow up email yang efektif membutuhkan keseimbangan antara memberikan nilai tambah dan menghargai waktu penerima. Berikut langkah-langkah praktisnya.
1. Rancang Subjek Email Follow Up yang Natural
Subjek email adalah penentu utama apakah pesan Anda akan dibuka atau diabaikan. Hindari subjek agresif seperti “Menunggu Balasan Anda”. Gunakan nada yang ringan dan relevan dengan percakapan sebelumnya.
-
Ide untuk subjek pertama: “Melanjutkan diskusi kita tentang [Topik]”
-
Ide untuk subjek kedua: “Ide singkat untuk proyek [Nama Perusahaan]”
-
Ide untuk subjek ketiga: “Apakah Anda masih tertarik dengan [Topik]?”
2. Berikan Nilai Tambah, Bukan Sekadar Menagih
Jangan pernah mengirim pesan yang hanya berisi “Apakah Anda sudah membaca email saya sebelumnya?”. Ubah pendekatan Anda dengan menawarkan value baru. Sisipkan artikel industri terbaru, studi kasus ringkas, atau data statistik yang relevan dengan tantangan bisnis mereka.
3. Tentukan Waktu Terbaik Mengirim Email
Kapan Anda mengirim pesan sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis. Berdasarkan berbagai riset pemasaran B2B, waktu terbaik mengirim email adalah pertengahan minggu (Selasa hingga Kamis) antara pukul 09.00–11.00 atau 13.00–15.00 waktu setempat. Berikan jeda minimal 2-3 hari dari pesan pertama sebelum Anda mengirimkan follow up.
Contoh Template Email Follow Up
Untuk mempermudah praktik menghindari masuk folder spam, Anda bisa memodifikasi template email follow up berikut sesuai kebutuhan spesifik industri Anda.
| Situasi | Subjek Email Follow Up | Kerangka Pesan (Body Email) |
| Setelah Meeting/Pitching | Ide lanjutan untuk [Nama Perusahaan] | “Halo [Nama], terima kasih atas waktunya kemarin. Saya menemukan artikel terkait [Topik Meeting] yang mungkin berguna bagi tim Anda. Mari jadwalkan panggilan 5 menit minggu depan jika Anda ingin berdiskusi lebih lanjut.” |
| Tidak Ada Respon (Email ke-2) | Langkah selanjutnya untuk [Topik] | “Halo [Nama], saya mengerti Anda sangat sibuk. Saya hanya ingin memastikan email saya sebelumnya tidak tenggelam. Apakah [Topik] masih menjadi prioritas Anda kuartal ini?” |
| Kirim Ulang Proposal | Pembaruan proposal [Nama Proyek] | “Halo [Nama], saya melampirkan kembali proposal penawaran kita minggu lalu dengan sedikit penyesuaian di bagian [Sebutkan bagian]. Beri tahu saya jika ada bagian yang ingin direvisi.” |
FAQ: Pertanyaan Seputar Follow Up Email
-
Berapa kali saya boleh mengirim follow up email?
Rekomendasi standar adalah 3 hingga 4 kali. Jika tidak ada respons setelah email keempat, sebaiknya hentikan sementara atau cari saluran komunikasi lain (misalnya LinkedIn).
-
Apakah saya harus selalu membalas (reply) pada thread yang sama?
Ya, membalas di thread yang sama memberikan konteks riwayat percakapan. Ini membantu penerima mengingat siapa Anda tanpa harus mencari pesan sebelumnya.
-
Bagaimana cara menghindari masuk folder spam saat mengirim lampiran?
Gunakan tautan cloud drive (seperti Google Drive atau Dropbox) alih-alih melampirkan file PDF atau presentasi bervolume besar langsung ke dalam badan pesan.
-
Berapa lama jarak waktu yang ideal antar email?
Terapkan pola bertahap: Hari ke-3 (untuk email ke-2), Hari ke-7 (untuk email ke-3), dan Hari ke-14 (untuk email terakhir atau perpisahan).
-
Apakah penggunaan emoji aman?
Aman jika digunakan sangat terbatas (maksimal satu) pada subjek untuk industri kreatif atau kasual. Untuk lingkungan korporat formal (B2B), sebaiknya hindari sama sekali.
Membangun komunikasi yang profesional melalui kotak masuk membutuhkan empati terhadap penerima. Daripada memaksakan kehendak agar cepat dibalas, posisikan diri Anda sebagai konsultan yang siap membantu memecahkan masalah mereka. Terapkan strategi dan template di atas pada kampanye penjangkauan Anda berikutnya, lalu perhatikan bagaimana respons klien potensial Anda meningkat secara signifikan. Jika Anda merasa tim penjualan Anda butuh bantuan lebih dalam menyusun strategi komunikasi digital, pertimbangkan untuk berkonsultasi langsung dengan ahli copywriting B2B terpercaya di jaringan Anda hari ini
